Специалист по документообороту

Должностные обязанности специалиста по связям с общественностью. Осуществляю работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимаю поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передаю ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Веду делопроизводство, выполняю различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимаю документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливаю документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Слежу за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяю правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечиваю качественное их редактирование. Организую проведение телефонных переговоров руководителя, записываю в его отсутствие полученную информацию и довожу до его сведения ее содержание, передаю и принимаю информацию по приемно-переговорным устройствам (телеф), своевременно довожу до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляю письма, запросы, другие документы, готовлю ответы авторам писем. Выполняю работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), веду и оформляю протоколы заседаний и совещаний. Осуществляю контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Обеспечиваю рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаю условия, способствующие его эффективной работе. Печатаю по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы. Организую прием посетителей, содействую оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

Ознакомлена с внутренними постановлениями, распоряжениями, приказами и другими нормативными документами, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.